Gestión Documental

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NORMATIVIDAD SEDTolima

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Las Tablas de Retención Documental – TRD de la Secretaría de Educación y Cultura, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de nuestra entidad acorde a la estructura orgánica – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Las tablas de retención documental, son la herramienta que le permite a nuestra organización, planificar, organizar y controlar, mediante tiempos o periodos de conservación en archivo activo como inactivo, los documentos producidos o recibidos por cada área; optimizando así, los procesos realizados con la creación, consulta y conservación de los documentos.

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La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, bien sea en el sector público como en el privado. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas, la mayoría de ellas de carácter tecnológico, para mejorar la gestión de la información en las organizaciones.

La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, gran cantidad de información que gestionamos se encuentra registrada en documentos. 

La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

Con base en lo anterior, se debe implementar una gestión documental, basada en prácticas operativas, que se puedan optimizar y a futuro organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Entidad y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área.

Es así, como la Gobernación del Tolima, estableció una serie de políticas y directrices orientadas a lograr eficacia, eficiencia, efectividad y calidad, en la prestación de los servicios, bajo el direccionamiento del Sistema Integrado de Gestión implementado en la entidad (NTCGP 1000 – MECI 1000 y SISTEDA).  id{56}

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